Sistema di Segnalazione Interno

I.- SISTEMA DI SEGNALAZIONE INTERNO.

In ottemperanza alla Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano infrazioni normative e di lotta alla corruzione, GIRBAU, S.A. attesta di disporre di un

Al fine di rafforzare la cultura dell’informazione e delle infrastrutture di integrità di GIRBAU, S.A., nonché promuovere la cultura della comunicazione come meccanismo per prevenire attività o omissioni che possono costituire violazioni nell’ambito dell’UE, reati penali o amministrativi gravi o gravissimi, così come reati in materia di salute e sicurezza sul lavoro, l’azienda ha nominato il soggetto che ricopre la carica di

• Posta ordinaria all’indirizzo: Carretera de Manlleu, km. 1, Vic (Barcelona) -all’attenzione della persona responsabile di Conformità Penale e responsabile del SSI.

• E-mail all’indirizzo: compliance@girbau.com.
• Mediante una lettera consegnata alla persona responsabile di Conformità Penale e responsabile del SSI.

La persona segnalante può richiedere un incontro faccia a faccia con la persona responsabile di Conformità Penale e del SSI, entro un periodo massimo di sette giorni.

Le segnalazioni verbali effettuate attraverso un incontro faccia a faccia con la persona RCP e responsabile del SSI, devono essere documentate in uno dei seguenti modi, previo consenso dell’informatore:

1. a) registrando la conversazione in un formato sicuro, duraturo e accessibile, o

(*) Si avvertirà il segnalante che la comunicazione sarà registrata e sarà informato del trattamento dei suoi dati secondo quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016.

1. b) attraverso una trascrizione completa ed esatta della conversazione effettuata dal responsabile RCP e responsabile del SSI.

Fatti salvi i diritti che gli competono ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, al segnalante sarà offerta la possibilità di controllare, rettificare e accettare mediante la propria firma la trascrizione della conversazione.

Il SSI, soddisfa i requisiti di cui all’articolo 5.2 della Legge di riferimento:

a).- Consente ai soggetti ai quali si applica la Legge (articolo 3) di poter comunicare notizie, con vari mezzi, sui reati previsti dal suo articolo 2.

b).- È gestito in modo sicuro, garantendo che le comunicazioni possano essere trattate efficacemente all’interno dell’azienda, nonché la riservatezza dell’identità del segnalante e di eventuali terzi menzionati nella comunicazione e delle azioni che vengono svolte nella gestione e inoltro della stessa, e protezione dei dati, impedendo l’accesso a personale non autorizzato.

c).- Dispone di un Protocollo per il Sistema di Segnalazione Interno, per l’utilizzo del Canale Informativo Interno e per l’intervento della persona responsabile della Conformità Penale e del Sistema di Segnalazione Interno, che stabilisce garanzie a tutela dei segnalanti:

-Prova di ricezione entro sette giorni di calendario dal ricevimento delle informazioni.

-Termine massimo di tre mesi per rispondere agli atti istruttori, ai sensi dell’articolo 9 della Legge, compilando e custodendo diligentemente un Libro-Registro informativo.

-Possibilità di mantenere la comunicazione con il segnalante.

-Presentazione del diritto dell’interessato di essere informato delle azioni od omissioni a lui imputate e di essere ascoltato.

-Garanzia di riservatezza quando la comunicazione avvenga attraverso canali di reclamo diversi da quelli stabiliti o pervenga a personale non responsabile del suo trattamento, nonché l’obbligo che chi la riceve, la invii immediatamente al Responsabile del SSI.

-Rispetto della presunzione di innocenza e dell’onore delle persone coinvolte.

-Rispetto delle disposizioni in materia di Protezione dei Dati (Titolo VI Legge di riferimento).

-Impegno a trasmettere immediatamente le informazioni al Pubblico Ministero, quando stando agli indizi, i fatti possano costituire reato.

 

II.- TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI.

GIRBAU, S.A. tratterà i dati personali inclusi nelle comunicazioni ricevute e coperti dalla Legge 2/2023, in qualità di titolare del trattamento, al fine di poterli gestire e avviare, se del caso, la corrispondente procedura di indagine. La base giuridica del trattamento sarà l’adempimento di un obbligo legale, derivante dalla Legge di riferimento. Se la comunicazione contiene dati di natura particolare, la base giuridica sarà l’interesse pubblico essenziale e altre disposizioni stabilite nella sezione 2 dell’art. 9.2. del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

Allo stesso modo, è stato indicato che questi dati personali possono essere trattati e trasferiti dal personale autorizzato solo quando è necessario per l'adozione di misure correttive in GIRBAU, S.A. o per l’elaborazione di eventuali ed opportuni procedimenti disciplinari o penali. I dati personali saranno conservati per il tempo indispensabile per valutare l’opportunità di avviare un’indagine sui fatti denunciati. In ogni caso, se tale decisione non è adottata entro il termine di tre mesi, i dati personali contenuti nella comunicazione saranno cancellati, fatta salva la finalità di mantenere evidenza del funzionamento del sistema.

Verranno cancellati anche eventuali dati personali non ritenuti veri, salvo che tale mancanza di veridicità possa costituire reato, nel qual caso le informazioni saranno conservate per il tempo necessario durante il trattamento del procedimento giudiziario.

Si precisa, infine, che in ogni momento il segnalante può richiedere al responsabile del trattamento l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, o la limitazione del loro trattamento, ovvero di opporsi, nonché il diritto di portabilità dei dati, inviando una lettera accompagnata da una fotocopia del documento di identità all’indirizzo postale Carretera de Manlleu km 1 (08500) Vic o all’e-mail dataprotection@girbau.com. In caso di disaccordo con il trattamento dei propri dati, si potrà presentare il corrispondente reclamo alla Agencia Española de Protección de Datos, l’organismo che detiene l’autorità di controllo in materia, con sede in C/Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

 

III.- NESSUNA RITORSIONE.

GIRBAU, S.A. si impegna espressamente a non porre in essere atti di ritorsione, ivi comprese minacce o tentativi di ritorsione nei confronti dei soggetti che trasmettono una comunicazione ai sensi della Legge 2/2023, e ad applicare misure di protezione durante il trattamento di una pratica, nei confronti delle persone coinvolte da una possibile comunicazione.

 

IV.- ESENZIONE E MITIGAZIONE DELLA SANZIONE.

Quando un soggetto che ha partecipato alla commissione dell’illecito amministrativo denunciato è colui che ne denuncia l’esistenza fornendo le informazioni e purché queste siano state fornite prima dell’eventuale notifica dell’avvio del procedimento di indagine o del provvedimento disciplinare, l’organo competente a risolvere il procedimento, con deliberazione motivata, può esonerarlo dall’applicazione della corrispondente sanzione amministrativa purché risultino accreditati i punti di cui all’articolo 40 della Legge di riferimento.

 

(*) Il Canale di Segnalazione Interno consente la presentazione di comunicazioni anonime.

(**) Sebbene le comunicazioni saranno presentate, ove possibile e preferibilmente, attraverso il canale interno, gli informatori possono anche inviarle, se del caso, all’Autorità indipendente per la Protezione degli informatori (a tal fine presso l’Ufficio antifrode della Catalogna), al Pubblico Ministero o, a seconda dei casi, alla Procura Europea.