Sistema de informação interno

I.-SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTERNO.

Em conformidade com a Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e rege a luta contra a corrupção, a GIRBAU, S.A. declara que dispõe de um Sistema de Informação Interno e que a empresa é responsável pelo tratamento de dados pessoais conforme o disposto na legislação em vigor aplicável a esta matéria.

Com o intuito de reforçar a cultura de informação e as infraestruturas de integridade da GIRBAU, S.A., e promover a cultura de comunicação como mecanismo de prevenção de atividades ou omissões que possam constituir infrações no âmbito da UE, infrações penais e administrativas graves ou muito graves, bem como infrações em matéria de saúde e segurança no trabalho, a empresa nomeou a pessoa que ocupa o cargo de

• Endereço para o envio de correio convencional: Carretera de Manlleu, km. 1, de Vic (Barcelona) - Aos cuidados da pessoa Responsável pela Compliance Penal e pelo SII.

• Endereço para o envio de correio eletrónico: compliance@girbau.com.
• Por meio de comunicação escrita encaminhada à pessoa Responsável pela Compliance Penal e pelo SII.

O denunciante pode solicitar uma reunião presencial com a pessoa Responsável pela Compliance Penal e pelo SII, num prazo máximo de sete dias.

Quaisquer informações verbais fornecidas numa reunião presencial com a pessoa Responsável pela

(a) através de uma gravação da conversa num formato seguro, durável e acessível; ou

(*) O denunciante será avisado de que a comunicação será registada, bem como devidamente informado sobre o tratamento dos seus dados em conformidade com as disposições do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016.

1. b) através de uma transcrição completa e exata da conversa mantida entre o denunciante e a pessoa Responsável pela

Sem prejuízo dos direitos que lhe são conferidos pela legislação em matéria de proteção de dados, o denunciante terá a possibilidade de verificar, corrigir e concordar com a transcrição da conversa, mediante a sua assinatura para tais efeitos.

O SII cumpre os requisitos do artigo 5.2 da Lei de referência:

a).- Permite que as pessoas a quem a lei se aplica (artigo 3) comuniquem informações, por diversos meios, relativamente às infrações consideradas no artigo 2.

b).- É gerido de forma segura visando garantir o tratamento eficaz das comunicações dentro da empresa, a confidencialidade da identidade do denunciante e de qualquer terceiro mencionado na comunicação e das ações implementadas para a gestão e tratamento da mesma, bem como a proteção dos dados, impedindo o acesso de pessoal não autorizado.

c).- Incorpora um protocolo específico que é utilizado pelo Sistema de Informação Interno, o Canal de Informação Interno e na atuação por parte da pessoa Responsável pela

- Comprovativo de receção no prazo de sete dias de calendário a contar da data de receção da informação.

- Um prazo máximo de três meses para responder às ações da investigação de acordo com os termos do artigo 9 da Lei de referência, fazendo as devidas anotações e mantendo diligentemente um Livro de Registo de Informações.

- Possibilidade de manter a comunicação com o denunciante.

- Estabelecimento do direito da pessoa em causa a ser informada das ações ou omissões que lhe são imputadas e a ser ouvida.

- Garantia de confidencialidade quando a comunicação é enviada através de canais de denúncia não estabelecidos ou a pessoal não responsável pelo seu tratamento, bem como a obrigação de a pessoa que a recebe efetuar o encaminhamento imediato da mesma à pessoa Responsável pelo SII.

- Respeito pela presunção de inocência e pela honra das pessoas em causa.

- Cumprimento das disposições relativas à proteção de dados (Título VI da Lei de referência).

- Compromisso de encaminhamento imediato da informação ao Ministério Público, sempre que os factos possam ser indicativos de uma infração penal.

II.- TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS.

A GIRBAU, S.A. tratará os dados pessoais incluídos nas comunicações recebidas ao abrigo da Lei 2/2023, na qualidade de responsável pelo tratamento dos dados, com o fim de os poder gerir e iniciar, se for caso disso, o correspondente procedimento de investigação. A base legal para o tratamento será o cumprimento de uma obrigação legal decorrente da Lei de referência. No caso de a comunicação conter dados de natureza especial, a base legal será o interesse público essencial e outras disposições previstas na alínea 2 do artigo 9.2 do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais.

Para além disso, foi indicado que tais dados pessoais podem ser tratados e transferidos por pessoal autorizado apenas quando necessário para a adoção de medidas corretivas na GIRBAU, S.A. ou para o processamento de qualquer processo sancionário ou penal que possa vir a ser aplicável. Os dados pessoais serão conservados apenas durante o tempo preciso para decidir se deve ser iniciada uma investigação sobre os factos comunicados. Em qualquer caso, se a respetiva decisão não for tomada no prazo de três meses, os dados pessoais contidos na comunicação serão apagados, exceto para efeitos de manutenção de provas do funcionamento do sistema.

Dados pessoais que não forem considerados verdadeiros serão igualmente apagados, salvo se tal falta de veracidade puder constituir uma infração penal, caso em que as informações serão conservadas durante o tempo preciso para a duração do respetivo processo judicial.

Por último, cabe salientar que, a qualquer altura, a pessoa que comunica os dados pode solicitar ao responsável pelo tratamento o exercício dos seus direitos de acesso, correção, apagamento, limitação do tratamento ou oposição ao mesmo, bem como o direito à portabilidade dos seus dados pessoais, enviando, para tal, uma carta com uma fotocópia do seu documento de identidade em anexo para o endereço postal Carretera de Manlleu km 1 (08500) Vic ou para o endereço de correio eletrónico dataprotection@girbau.com. Em caso de não concordar com o tratamento dos seus dados, pode apresentar uma queixa à Agência Espanhola de Proteção de Dados, que é a autoridade de controlo competente nesta matéria, situada em C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

III.- GARANTIA DE NÃO RETALIAÇÃO.

A GIRBAU, S.A. compromete-se expressamente a não praticar atos de retaliação, incluindo ameaças ou tentativas de retaliação contra qualquer pessoa que apresente uma comunicação em conformidade com o disposto na Lei 2/2023, e a aplicar medidas de proteção durante o tratamento de um processo, em relação às pessoas em causa afetadas por uma eventual comunicação.

IV.- ISENÇÃO E ATENUAÇÃO DA PENA.

No caso de uma pessoa, que tenha participado na prática da infração administrativa objeto da informação, ser a pessoa que comunica a sua existência através da apresentação da informação, e desde que esta informação tenha sido apresentada antes da notificação do início do procedimento de investigação ou sancionário, o órgão competente para a resolução do referido procedimento, através de resolução fundamentada, poderá isentá-la do cumprimento da sanção administrativa que lhe corresponda, desde que sejam cumpridos os pontos mencionados no artigo 40 da Lei de referência.

(*) O Canal de Informação Interno permite a apresentação de denúncias anónimas.

(**) Se bem que as comunicações devem ser apresentadas, preferentemente e sempre que possível, através do canal interno, os denunciantes podem também apresentá-las à Autoridade Independente de Proteção do Denunciante (para tais efeitos, ao Organismo de Luta Antifraude da Catalunha), ao Ministério Público ou à Procuradoria Europeia, conforme o caso.